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1. Die Personalentwicklung erstellt einen zeitlichen Ablaufplan für die Ausschreibung einer neuen Stelle, in der alle Schritte berücksichtigt und datiert werden. Alle an der Ausschreibung beteiligten Gruppen erhalten Lesezugriff auf diesen Plan.

2. Die Personalentwicklung schreibt die Stelle nach ihren gängigen Parametern aus und stellt diese auf dem Karriereportal online. Die Stelle bleibt dort bis zu einer festgelegten Bewerbungsfrist aufrufbar, bevor sie nur noch über einen Login im System einsehbar ist.

3. Interessierte Bewerber*innen können sich über ein Formular auf eine Stelle bewerben und entsprechende Unterlagen beifügen. Sie erhalten sofort eine automatisierte Eingangsbestätigung mit individueller Personen-ID. Diese können sie bei eigenen Nachfragen für eine schnelle Zuordnung ihrer Bewerbung angeben.

4. Die Personalentwicklung sichtet regelmäßig eingehende Bewerbungen und kann diese mit internen Anmerkungen sowie individuellen Anmerkungen an die beteiligten Abteilungen versehen. Wenn alle formalen Kriterien erfüllt sind, schaltet die Personalentwicklung eine Leseansicht dieser Datensätze für die personalsuchende Fachabteilung frei. Sollten Unterlagen oder Angaben fehlen,  nimmt sie mit Hilfe  verschiedener Serienmailvorlagen Kontakt mit den Bewerber*innen auf, um z.B. Unterlagen nachzufordern.

5. Die Fachabteilung sichtet alle freigeschalteten Bewerbungen und bewertet diese intern. Bis zu einem Datum, das im Ablaufplan einsehbar ist, markiert sie, welche Personen zu einem Gespräch eingeladen werden sollen, wer in welcher Reihenfolge als Ersatzkandidat*in infrage käme und wer nicht eingeladen werden soll. Auch die Gleichstellungsbeauftragten, Schwerbehindertenvertretungen und der Personalrat erhalten einen Lesezugang zu den Datensätzen aller Bewerber*innen und können den Einladungsstatus einsehen. Die Personalentwicklung kann per Systemmail und hinterlegten Textbausteinen jederzeit Erinnerungsmails an alle Beteiligten versenden, falls ein Rückmeldedatum überschritten wurde oder Besonderheiten zu beachten sind.

6. Die Personalentwicklung erstellt aufgrund der weiter oben beschriebenen Einladungsmarkierungen einen Interviewplan. Sie legt Zeitraum und Länge der Gespräche fest und kann diese so generierten Terminslots anschließend allen einzuladenden Kandidat*innen zuweisen. Dabei ist es möglich, den Wohnort sowie eventuelle Beeinträchtigungen zu berücksichtigen, einzelne Slots zeitlich zu verlängern, zu verkürzen oder mit individuellen Hinweisen an die Bewerber*innen zu versehen. An alle nicht einzuladenden Kandidat*innen kann eine Absageserienmail versandt werden. Ebenso sind individuelle Absagen möglich, z.B. ausführliche Begründungen bei Vorliegen einer Schwerbehinderung.

7. Die Personalentwicklung schickt eine Einladungsserienmail an alle einzuladenden Bewerber*innen. In diesen Mails werden automatisch das jeweils im Interviewplan festgelegte Datum sowie Adresse und ggf. die Raumnummer ausgegeben. Bei Absagen besteht die Möglichkeit, die frei gewordenen Termine durch Ersatzkandidat*innen zu füllen.

8. Im Anschluss an die Interviews sortiert die Fachabteilung alle Kandidat*innen nach ihrer Eignung bzw. markiert ungeeignete Bewerber*innen für eine Absage.

9. Die Personalentwicklung schaltet die Datensätze der Person(en), die eingestellt werden soll(en), für die Personalverwaltung frei. Die Personalverwaltung nimmt Kontakt zu den Kandidat*innen auf und markiert, ob und zu wann diese eingestellt werden.

10. Nach Abschluss der Einstellung markiert die Personalentwicklung die Stelle als archivierbar in drei Monaten, um eine eventuelle Klagefrist einzuhalten. Nach Erreichen des Archivierungsdatums werden alle personenbezogenen Daten gelöscht. Nur die statistischen Daten bleiben erhalten.

Alle Ausschreibungen auf der Webseite sind auch über mobile Endgeräte nutzbar, d.h. Kandidat*innen können sich auch über Tablet oder Handy bewerben.

Die interne Bewerbungsverwaltung selbst ist nicht mobil nutzbar, da sie mehrere Übersichtstabellen enthält, die einen größeren Monitor benötigen, um sinnvoll nutzbar zu bleiben.

Alle Ausschreibungen im Karriereportal sind barrierefrei, d.h. sie können mit Screenreadern erfasst und mit der Tastatur bedient werden. Die Schriftgröße ist gut lesbar. Beim Farbschema berät wiminno alle Unternehmen, wie Sie beim Design ausreichend hohe Kontraste erreichen und dennoch das unternehmenseigene Corporate Design wahren können. Für eine redaktionelle Sicherstellung der Barrierefreiheit gibt es entsprechende Erläuterungen im Handbuch.

Die interne Bewerbungsverwaltung selbst ist nicht barrierefrei.