FAQ

Das Bewerbungsformular fragt zunächst Personen- und Adressdaten ab. In der Einführungsphase der Software kann mit jedem Unternehmen individuell abgestimmt werden, welche Daten hierbei verpflichtend und welche optional erfasst werden sollen. Lediglich die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse ist verpflichtend für die Onlinebewerbung.

Es besteht die Möglichkeit, ein Bewerbungsfoto sowie bis zu 30 MB an Dokumenten hochzuladen. Alle Bewerber*innen können im Freifeldtext Anmerkungen an die Personalgewinnung hinterlassen. Weitere zu erfassende Felder (z.B. ob es sich um interne oder externe Kandidat*innen handelt, oder über welche Quelle die Ausschreibung gefunden wurde) sind möglich und werden ebenfalls individuell pro Unternehmen abgestimmt.

Der Personalgewinnung ist es möglich, Bewerbungsdatensätze zu editieren, um z.B. geänderte Adressdaten zu berücksichtigen oder nachgereichte Dokumente zu hinterlegen. Auch können per Mail oder Brief eingegangene Bewerbungen nachträglich im System eingepflegt werden.

Die Administration des HRM wird in der Regel von einem Mitglied der Personalgewinnung durchgeführt. Da es sich um einen gesonderten Account handelt, kann dies jedoch auch durch Techniker*innen übernommen werden. Administratoren haben vollen Zugriff auf das ganze System.

Alle weiteren User erhalten durch die Administration einen eigenen Zugang mit E-Mail-Adresse und Passwort und werden einer einzelnen der folgenden Gruppen zugeteilt: Personalgewinnung, Personalverwaltung, Gleichstellungsbeauftragte*r, Schwerbehindertenvertretung, Personalrat oder Fachdienst.

Es gibt viele verschiedene Fachdienstgruppen, da jedes Referat / jede Abteilung eine eigene Fachdienstgruppe ist. Jede Fachdienstgruppe bekommt nur Zugang zu den Stellen, an deren Ausschreibung sie beteiligt ist. Alle anderen Gruppen haben übergreifend Zugriff auf alle Stellen, da sie in alle Ausschreibungen involviert sind.

Darüber hinaus gibt es User, die als (Chef-)Redaktion fungieren und nur Zugriff auf die übergreifenden Inhalte der Webseite erhalten, aber nicht auf die Bewerber*innendatensätze. Sie pflegen die generellen Texte (Vorstellung des Unternehmens etc.), aber nicht die Ausschreibungen.

Die Personalentwicklung datiert in einem Handlungsplan alle zu berücksichtigen Phasen innerhalb jeder einzelnen Stellenausschreibung. Sobald ein neuer Termin erreicht wird, weist das System optisch auf das Erreichen oder Überschreiten dieses Termins hin. Eine Phase muss manuell als abgeschlossen deklariert werden – Daten lassen sich jederzeit anpassen. Die Personalentwicklung kann Erinnerungsmails an andere Abteilungen versenden.

Für die Interviews steht ein eigenes Termintool zur Verfügung, in dem die Bewerber*innen vorab festgelegten Timeslots zugewiesen werden können. Diese Termine werden den Bewerber*innen anschließend per Serienmail mitgeteilt. Der Interviewplan kann für Outlook exportiert werden.

 

Fachdienste können bei der ersten Sichtung einer Bewerbung einen Ersteindruck hinterlegen, den nur Mitglieder der Fachdienste sehen, die der Stelle zugeteilt sind. Dies erleichtert später die Entscheidungsfindung, wer zum Interview eingeladen werden soll.

Bei internen Bewerber*innen kann die Personalentwicklung eine interne Beurteilung einholen und hinterlegen. Bei Auszubildenden besteht die Möglichkeit, aus relevanten Schulnoten eine Gesamtnote zu ermitteln.

Einzuladene Ersatzkandidat*innen sowie bereits interviewte Bewerber*innen können im System gerankt werden.

 

Die Kommunikation mit allen Kandidat*innen erfolgt über E-Mail. Dabei können aus dem HRM heraus verschiedene Serienmails versandt werden, die Kund*innen individuell anpassen kann. Die zuletzt versandte Systemmail wird für einen schnellen Überblick bereits in der Übersicht aller Bewerbungen angezeigt, alle weiteren im Detaildatensatz. Innerhalb der Serienmail kommen verschiedene Platzhalter zum Einsatz, u.a. die individuelle Bewerbungs-ID und personalisierte Anrede, Termine und Adressen für Interviews, verschiedene Links und eine übergreifende Unternehmensfußzeile. Bei Bedarf können auch individuelle Zusatztexte (z.B. Absagebegründungen bei Vorliegen einer Schwerbehinderung) ergänzt werden.

Für eingehende E-Mails durch die Bewerber*innen (Rückfragen, Nachreichungen, Terminzusagen etc.) muss ein eigenes Postfach eingerichtet werden, das auch als offizieller Absender der Systemmails fungiert. In diesem Postfach werden auch Blindkopien aller Serienmails gespeichert, damit Sie bei Bedarf eine nachvollziehbare Historie aller versandten E-Mails vorlegen können. Darüber hinaus werden nicht funktionale E-Mail-Adressen auf diesem Weg sofort erkannt.

Falls zwischenzeitlich eine Kommunikation über Telefon oder per Brief stattgefunden hat, können Sie dies im Bewerbungsdatensatz vermerken.

Nein. Wenn Kandidat*innen nicht alle Pflichtfelder im Formular ausfüllen, können sie die Bewerbung nicht absenden und sehen entsprechende Fehlermeldungen – dies ist die einzige systemseitige Kontrolle. Auch die beigefügten Unterlagen werden nicht kontrolliert, da es verschiedene Wege gibt, ein persönliches Dossier zusammenzustellen (z.B. nicht-maschinenlesbare Scans von Zeugnissen, alles als einzelne Dateien vs. alles in einem einzigen Dokument).

Alle weiteren Sichtungen werden stets von Mitgliedern der Personalgewinnung vorgenommen, die letztlich die Entscheidung treffen, ob und mit welcher Begründung sie Personen ablehnen.

Auch eine Duplikatskontrolle erfolgt nicht, da Personen sich auch auf mehrere Stellen bewerben können sollen.

  1. Die Personalentwicklung erstellt einen zeitlichen Ablaufplan für die Ausschreibung einer neuen Stelle, in der alle Schritte berücksichtigt und datiert werden. Alle an der Ausschreibung beteiligten Gruppen erhalten Lesezugriff auf diesen Plan.

  2. Die Personalentwicklung schreibt die Stelle nach ihren gängigen Parametern aus und stellt diese auf dem Karriereportal online. Die Stelle bleibt dort bis zu einer festgelegten Bewerbungsfrist aufrufbar, bevor sie nur noch über einen Login im System einsehbar ist.

  3. Interessierte Bewerber*innen können sich über ein Formular auf eine Stelle bewerben und entsprechende Unterlagen beifügen. Sie erhalten sofort eine automatisierte Eingangsbestätigung mit individueller Personen-ID. Diese können sie bei eigenen Nachfragen für eine schnelle Zuordnung ihrer Bewerbung angeben.

  4. Die Personalentwicklung sichtet regelmäßig eingehende Bewerbungen und kann diese mit internen Anmerkungen sowie individuellen Anmerkungen an die beteiligten Abteilungen versehen. Wenn alle formalen Kriterien erfüllt sind, schaltet die Personalentwicklung eine Leseansicht dieser Datensätze für die personalsuchende Fachabteilung frei. Sollten Unterlagen oder Angaben fehlen,  nimmt sie mit Hilfe  verschiedener Serienmailvorlagen Kontakt mit den Bewerber*innen auf, um z.B. Unterlagen nachzufordern.

  5. Die Fachabteilung sichtet alle freigeschalteten Bewerbungen und bewertet diese intern. Bis zu einem Datum, das im Ablaufplan einsehbar ist, markiert sie, welche Personen zu einem Gespräch eingeladen werden sollen, wer in welcher Reihenfolge als Ersatzkandidat*in infrage käme und wer nicht eingeladen werden soll. Auch die Gleichstellungsbeauftragten, Schwerbehindertenvertretungen und der Personalrat erhalten einen Lesezugang zu den Datensätzen aller Bewerber*innen und können den Einladungsstatus einsehen. Die Personalentwicklung kann per Systemmail und hinterlegten Textbausteinen jederzeit Erinnerungsmails an alle Beteiligten versenden, falls ein Rückmeldedatum überschritten wurde oder Besonderheiten zu beachten sind.

  6. Die Personalentwicklung erstellt aufgrund der weiter oben beschriebenen Einladungsmarkierungen einen Interviewplan. Sie legt Zeitraum und Länge der Gespräche fest und kann diese so generierten Terminslots anschließend allen einzuladenden Kandidat*innen zuweisen. Dabei ist es möglich, den Wohnort sowie eventuelle Beeinträchtigungen zu berücksichtigen, einzelne Slots zeitlich zu verlängern, zu verkürzen oder mit individuellen Hinweisen an die Bewerber*innen zu versehen. An alle nicht einzuladenden Kandidat*innen kann eine Absageserienmail versandt werden. Ebenso sind individuelle Absagen möglich, z.B. ausführliche Begründungen bei Vorliegen einer Schwerbehinderung.

  7. Die Personalentwicklung schickt eine Einladungsserienmail an alle einzuladenden Bewerber*innen. In diesen Mails werden automatisch das jeweils im Interviewplan festgelegte Datum sowie Adresse und ggf. die Raumnummer ausgegeben. Bei Absagen besteht die Möglichkeit, die frei gewordenen Termine durch Ersatzkandidat*innen zu füllen.

  8. Im Anschluss an die Interviews sortiert die Fachabteilung alle Kandidat*innen nach ihrer Eignung bzw. markiert ungeeignete Bewerber*innen für eine Absage.

  9. Die Personalentwicklung schaltet die Datensätze der Person(en), die eingestellt werden soll(en), für die Personalverwaltung frei. Die Personalverwaltung nimmt Kontakt zu den Kandidat*innen auf und markiert, ob und zu wann diese eingestellt werden.

  10. Nach Abschluss der Einstellung markiert die Personalentwicklung die Stelle als archivierbar in drei Monaten, um eine eventuelle Klagefrist einzuhalten. Nach Erreichen des Archivierungsdatums werden alle personenbezogenen Daten gelöscht. Nur die statistischen Daten bleiben erhalten.

Alle Ausschreibungen auf der Webseite sind auch über mobile Endgeräte nutzbar, d.h. Kandidat*innen können sich auch über Tablet oder Handy bewerben.

Die interne Bewerbungsverwaltung selbst ist nicht mobil nutzbar, da sie mehrere Übersichtstabellen enthält, die einen größeren Monitor benötigen, um sinnvoll nutzbar zu bleiben.

Alle Ausschreibungen im Karriereportal sind barrierefrei, d.h. sie können mit Screenreadern erfasst und mit der Tastatur bedient werden. Die Schriftgröße ist gut lesbar. Beim Farbschema berät wiminno alle Unternehmen, wie Sie beim Design ausreichend hohe Kontraste erreichen und dennoch das unternehmenseigene Corporate Design wahren können. Für eine redaktionelle Sicherstellung der Barrierefreiheit gibt es entsprechende Erläuterungen im Handbuch.

Die interne Bewerbungsverwaltung selbst ist nicht barrierefrei.

Der WIM HR-MANAGER wird in einem TÜV-geprüften, DSGVO-konformen Hochleistungs-Rechenzentrum in Deutschland gehostet. Im Karriereportal müssen Bewerber*innen einer Datenschutzerklärung zustimmen, bevor sie ihre Daten an den HR-Manager übertragen können. Als Kunde erhalten Sie die Entscheidungshoheit darüber, wer im HR-Manager welche Datenbereiche einsehen darf.

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